Підсумки роботи

ДОВІДКА

за результатами перевірок стану діловодства

у Котелевському районному суді Полтавської області протягом 2020 року

Відповідно до п. 9 Розділу І Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України,  затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами) та на виконання планів роботи на І та ІІ півріччя 2020 року у  Котелевському районному суді Полтавської області протягом 2020 року проведені перевірки стану діловодства в суді, а саме:

Висновки за результатами перевірок діловодства суду,

 проведених протягом 2020 року

Організаційне забезпечення роботи Котелевського районного суду Полтавської області здійснює апарат суду. Положення про апарат суду затверджено рішенням  зборів суддів Котелевського районного суду  Полтавської області № 2 від 26.02.2019. Організація та контроль за станом ведення діловодства, складанням, оформленням, проходженням, зберіганням документів покладається на канцелярію. Загальне керівництво канцелярією в суді здійснює керівник апарату суду.

Діловодство Котелевського районного суду Полтавської області ведеться державною мовою.

 Із метою систематизації переліку найменувань справ, які утворюються у діловодстві Котелевського районного суду Полтавської області в суді щорічно складається номенклатура справ суду.  Номенклатуру справ суду на 2020 рік затверджено головою Котелевського  районного суду Полтавської області 13 грудня2019 року та схвалено експертною комісією суду. Під час складання номенклатури справ у суді використовується структурний принцип її побудови. Пунктом 4 розділу 8 Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України № 814 від 20.08.2019 року (із змінами), яка набрала чинності з 01.01.2020 року встановлено, що під час складання зведеної номенклатури справ у суді використовується структурний принцип її побудови. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури зазначається канцелярія. Водночас, у номенклатурі справ суду на 2021 рік, що була затверджена 13.12.2019 розділ «Канцелярія» зазначений у восьмому розділі.

У Котелевському районному суді Полтавської області на І та ІІ півріччя 2020 року складені та затверджені плани роботи суду. Плани роботи містять розділи:

організаційні заходи, якими передбачено проведення перевірок роботи секретарів суду та судового засідання, архіву суду, обліку та зберігання речових доказів, обліку та зберігання штампів та печаток суду;

аналітична робота передбачає проведення аналізів та узагальнень розгляду судових справ, та результатів перегляду їх в апеляційному порядку;

робота з кадрами - проведення перевірок кадрової роботи по різних напрямках; 

робота по зв’язках із громадськістю – проведення аналізів та узагальнень по веденню прийому громадян, по зверненнях громадян, а також  висвітленню роботи суду на вебсайті та на сторінках періодичних видань,.

Контроль за виконанням запланованих заходів – здійснюється керівником апарату суду. Всі заходи, передбачені планами роботи суду на І та ІІ півріччя 2020 року виконані своєчасно та в повному обсязі.

Обговорення питань щодо внутрішньої діяльності суду; визначення спеціалізаціі суддів з розгляду конкретних категорій справ; обрання суддів на адміністративні посади та делегатів на спільні збори суддів місцевих загальних судів, а також  вирішення інших питань проводиться на зборах суддів Котелевського районного суду. Протягом 2020 року - проведено 8 зборів.   Протоколи та рішення зборів суддів оформлені відповідно до вимог Положення про збори суддів Котелевського районного суду Полтавської області, затвердженого рішенням зборів суддів № 19 від 25.06.2015 (зі змінами) і приєднані до відповідної номенклатурної справи (01-05/20)

Робота із зверненнями громадян проводиться відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян» та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях   громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності,  в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 року № 348, із змінами та доповненнями.

Ведення роботи зі зверненнями громадян у суді (облік та проведення аналізу роботи суду з розгляду звернень громадян, підготовка проектів відповідей на звернення, які надходять на адресу суду) покладено на помічника судді Єфіменко Л.Г. Письмові звернення, що надходять до суду реєструються в день їх надходження за допомогою автоматизованої системи документообігу, а також у журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян (н.с. 02-04/20). Дотримано порядок формування справ за зверненнями громадян, визначений Інструкцією.

Особистий  прийом  громадян у суді здійснюється керівництвом суду відповідно до Правил прийому громадян у Котелевському районному суді  Полтавської області, затверджених наказом голови суду від 16.09.2011 № 18-од/с. 

У 2020 році прийом громадян в суді проводився головою суду Якименко Т.О. та керівником апарату Гринь О.О. відповідно до графіку прийому громадян, затвердженого наказом голови суду № 06-од/с від 30 березня 2015 року. Графік прийому громадян розміщений на дошці оголошень суду поряд з іншою необхідною для відвідувачів суду довідковою інформацією та на вебсторінці суду офіційного вебпорталу Судова влада України.

На виконання наказу голови суду від 18.03.2020 № 01-аг/с «Про встановлення особливого режиму роботи суду на час карантину та впровадження протиепідемічних заходів», з метою мінімізації ризиків розповсюдження гострої респіраторної хвороби COVID-19, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 11.03.2020 № 211 та рішення Ради суддів України від 17.03.2020 № 19 проведення особистого прийому громадян припинено.

 Ведення документів первинного обліку

 Організація діловодства в суді покладається на канцелярію. Канцелярія є структурним підрозділом суду. Положення про канцелярію суду затверджено наказом керівника апарату суду № 22-од/а від 28.11.2017 

Канцелярія щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду.

Реєстрація та облік судових справ та матеріалів, здійснюється в АСДС за допомогою комп’ютерної програми «Діловодство 3» в обліково-статистичних  картках та в журналах відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України № 814 від 20.08.2019 року (із змінами), яка набрала чинності з 01.01.2020 року,  Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30 (із змінами), та Засад використання автоматизованої системи документообігу суду Котелевського районного суду Полтавської області, затверджених рішенням зборів суддів від 25.10.2017 року № 8.

Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи. Внесення  інформації в АСДС до обліково-статистичних карток на справи всіх категорій здійснюється відповідальними працівниками суду відповідно до їх функціональних обов’язків. Інформація про рух справи вноситься до автоматизованої системи документообігу суду невідкладно, у день ухвалення відповідного судового рішення або проведення певних дій у справі.

Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями, який роздруковується, підписується відповідальною особою апарату суду та додається до матеріалів судової справи.  Реєстрація справ здійснюється в АСДС на обліково-статистичних картках з використанням відповідних індексів. Автоматизованою системою для справ, що надійшли до суду, автоматично надається  єдиний унікальний номер справи та номер провадження. Відповідальними працівниками канцелярії суду, після завершення автоматизованого розподілу судових справ формуються та роздруковуються реєстри судових справ і матеріалів на кожного суддю окремо. Справи і матеріали передаються головуючому судді для розгляду під підпис у реєстрі.

Судові справи, що надійшли з апеляційної інстанцій на новий судовий розгляд після скасування судового рішення, а також справи, що надійшли з іншого суду, зареєстровані без зміни єдиного унікального номеру справи.

Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі АСДС. Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках відповідно до переліку індексів у порядку зростання номерів  (за кожним індексом – одна картотека).

Статистичні картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження заповнені з урахуванням вимог Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА України 05.12.2013 року №169. Картки обліку сум шкоди, завданої злочином, заповнюються помічником судді головуючого у справі відповідно до вимог Інструкції щодо заповнення форм картки обліку сум шкоди, завданої злочином, затвердженої Наказом ДСА України №21 від 17.02.2005 року.

Перевіркою встановлено, що відомості про рух справ до обліково-статистичних карток відповідальними особами заносяться вчасно. В обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах заповнені відповідно до руху справи всі пункти і графи, передбачені формами. Випадків порушення послідовності реєстрації справ виявлено не було. Проте мають місце випадки допущення відповідальними працівниками технічних помилок при реєстрації справ.

 Облік та зберігання речових доказів

 Облік, зберігання та передача речових доказів у суді ведеться згідно з  вимогами Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України.

Відповідальним за облік, зберігання і передачу речових доказів у Котелевському районному суді Полтавської області  призначений старший судовий розпорядник    Пономаренко В.М.

Речові докази у суді зберігаються у металевій шафі в спеціальному приміщенні, обладнаному охоронною сигналізацією.

Для обліку речових доказів ведеться журнал обліку речових доказів (н.с. 08.1-20), який зберігається в особи, відповідальної за роботу з речовими доказами. Кожний аркуш журналу пронумеровано, журнал прошнуровано і скріплено гербовою печаткою, підписом керівника апарату суду. Вимоги Інструкції щодо ведення такого журналу в АСДС, а також вимоги щодо обліку і реєстрації речових доказів у відповідному журналі за допомогою автоматизованої системи, виконати немає можливості з причин відсутності даного функціоналу в системі документообігу суду станом на 07 вересня 2020 року.

Реєстрація речових доказів у суді здійснюється у день їх надходження. При реєстрації речових доказів їм присвоюється номер (порядковий номер у журналі обліку речових доказів), у якому вказуються дата надходження, найменування речових доказів, їх кількість, номер кримінального провадження, до якого вони долучені, прізвище, ім'я, по батькові обвинуваченого. Про рух речових доказів у справі відповідальним працівником внесені відповідні записи в журналі (н.с. 08.1-20/20), у тому числі і про виконання судового рішення в частині знищення речових доказів.

До матеріалів справи, кримінального провадження долучені розписки осіб, яким повернуто речові докази та акти про знищення речових доказів.

Речові докази в цивільних справах  та у справах про адміністративні правопорушення до суду не надходили.

Випадків використання речових доказів працівниками суду для службових чи інших потреб не виявлено.

Формування судових справ

Судові справи (матеріали кримінального провадження) підшиваються працівниками канцелярії у спеціальні обкладинки згідно з вимогами п.1 розділу VІІ «Формування і оформлення судових справ». На лицьовому боці зазначена інформація, передбачена п.14 цього розділу Інструкції, а саме: найменування суду, єдиний унікальний номер справи (матеріалів кримінального провадження) та номер провадження відповідно до даних АСДС; номер тому справи (матеріалів кримінального провадження), найменування справи, дата надходження справи до суду.

Документи судових справ (матеріали кримінального провадження) підшиті нитками через чотири проколи, впродовж лівого, вільного від тексту, поля документів.

Уклеювання документів до справи (матеріалів кримінального провадження), прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, не виявлено.

У кожній судовій справі (матеріалах кримінального провадження) на внутрішньому боці обкладинки складено внутрішній опис, у якому зафіксована інформація про наявні у справі документи. Описи оформлені відповідно до вимог п.8 розділу VІІ Інструкції, підписані суддею і працівником апарату суду із зазначенням посади, прізвища, ініціалів та дати. Усі аркуші у справах (матеріалах кримінального провадження) пронумеровані з дотриманням правил зазначених у п.9 розділу VІІ Інструкції з діловодства.

Судові справи (матеріали кримінального провадження) з великою кількістю документів сформовані в окремі томи, з  кількістю  аркушів не більше  250.

Нерозглянуті по суті судові справи зберігаються у сейфі головуючого судді.

Перевіркою встановлено, що оформлення і передача на зберігання в канцелярію суду завершених розглядом справ проводиться секретарями судового засідання своєчасно, з використанням АСДС Д-3. Випадків порушень вимог Інструкції з діловодства щодо формування судових справ не виявлено.

Звернення до виконання судових рішень

 Звернення до виконання судових рішень проводиться відповідно до вимог процесуальних кодексів, Закону України «Про виконавче провадження», Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України  та інших нормативно-правових актів.

Судові рішення звертаються до виконання після набрання ними законної сили в строки, передбачені процесуальним законодавством, крім випадків негайного їх виконання.

Листування щодо звернення до виконання вироків, рішень, ухвал і постанов, а також контроль за одержанням повідомлень про їх виконання проводиться працівниками  канцелярії суду відповідно до посадових обов’язків. Листування щодо звернення судових рішень, які підлягають негайному виконанню здійснюється помічником судді та секретарем судового засідання. Листування щодо виконання судового рішення підшивається до матеріалів судової справи. Контроль за своєчасним та якісним зверненням судових рішень до виконання здійснює старший секретар канцелярії суду та головуючий у справі.

Виконавчі документи, які виготовляються судом, відповідають вимогам до виконавчого документа, встановленим законом. Виконавчі листи (накази), формуються на підставі внесених даних в АСДС. Оформлення і видача виконавчих документів здійснюється в паперовій формі. Вимоги п.4 розділу ХІХ Інструкції щодо внесення виконавчих документів до Єдиного державного реєстру виконавчих документів виконати немає можливості оскільки вказаний реєстр на даний час не функціонує.

Вироки, що набрали законної сили зверталися до виконання  протягом трьох діб після набрання законної сили або повернення матеріалів кримінального провадження із суду апеляційної чи касаційної інстанції.

У цивільних чи адміністративних справах для виконання рішення, що набрало законної сили або допущено до негайного виконання, судом видаються виконавчі листи за письмовою заявою стягувача та вручаються їм під підпис в Журналі обліку виконавчих документів, виданих судом (н.с.08.1-22/2020) у разі особистої явки стягувача, в іншому випадку направляються працівниками суду стягувачу разом із супровідним листом рекомендованим поштовим відправленням.

Оригінали виконавчих документів про стягнення з державного органу судового збору, штрафу (як засобу процесуального примусу) направляються відповідальними працівниками суду до територіального управління ДСА України в Полтавській області, для їх подальшого пред'явлення до органів Державної казначейської служби України.

Виконавчі документи про стягнення судового збору, про накладення штрафу (як засобу процесуального примусу) з фізичних та юридичних осіб пред'являються для виконання до органів державної виконавчої служби у строки, встановлені Законом України "Про виконавче провадження".

У справах про адміністративні правопорушення виконання судових рішень здійснюється відповідно до розділу V КУпАП – копії постанов негайно направляються для виконання до відповідних органів (органу внутрішніх справ, районного сектору з питань пробації, органу ДПС).

Попередження проголошується правопорушникові під розписку, яка приєднується до матеріалів справи. Якщо постанова про накладення адміністративного стягнення у вигляді попередження виноситься під час відсутності порушника, копія постанови висилається особі, щодо якої її винесено, рекомендованим поштовим відправленням.

Перевірками встановлено, що строки та порядок звернення судових рішень до виконання працівниками апарату суду не порушувались.

Облік та зберігання штампів і печаток суду

 З метою належного обліку, використання і зберігання печаток й штампів та у зв’язку з набранням чинності з 1 січня 2020 року Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України 20.08.2019 року № 814 (далі – Інструкція з діловодства), у Котелевському районному суді Полтавської області наказом голови суду № 03-од/с від 28.02.2020 року затверджено у новій редакції Порядок обліку, використання та зберігання печаток і штампів. Відповідно до  розділу ХІІ Інструкції з діловодства визначено місце зберігання гербової печатки суду та малої гербової печатки, а також призначено відповідальних осіб за їх зберігання - старшого секретаря канцелярії суду Мальцеву С.М. та консультанта суду (по роботі з персоналом) Деркач З.В. Крім того, на виконання п.8 розділу ХІІ Інструкції з діловодства, для здійснення перевірки наявності печаток і штампів, а також порядку їх зберігання та використання, наказом голови суду від 28.02.2020 року № 03-од/с утворено спеціальну комісію та затверджено її склад.

Облік печаток і штампів ведеться в журналі обліку печаток і штампів суду (номенклатурний номер 05-10/20). Аркуші журналу прошиті, пронумеровані, журнал підписаний керівником апарату суду з проставлянням відтиску гербової печатки суду. Журнал містить відбитки всіх печаток і штампів, що використовуються в діяльності суду та підписи осіб, відповідальних за їх зберігання.

Гербовою печаткою суду засвідчуються документи визначені п.6 розділу ХІІ Інструкції з діловодства (виконавчі документи, копії судових рішень тощо) та інші документи, на яких наявність відбитка гербової печатки суду передбачена нормативно-правовими актами.

У Котелевському районному суді печатки і штампи зберігаються у металевих шафах в канцелярії суду та кабінеті консультанта по роботі з персоналом. Випадків передачі печаток і штампів суду стороннім особам не виявлено.

Робота архіву

 Архівний підрозділ суду діє на підставі Положення про архівний підрозділ Котелевського районного суду Полтавської області, затвердженого наказом голови суду №04-од/с від 06.01.2012 року, схваленого ЕК суду, та  погодженого з архівним відділом Котелевської РДА. Відповідальним за роботу архіву у Котелевському районному суді Полтавської області призначено старшого судового розпорядника Пономаренко В.М.

У суді обладнано спеціальне приміщення для архіву, зі стелажами та охоронною сигналізацією.

Формування судових справ, експертиза цінності, підготовка і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду  до архіву суду, забезпечення збереженості документів архівного фонду суду, а також їх відбору для знищення, ведеться відповідно до вимог Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України 15 грудня 2011 року №168 (із змінами та доповненнями).

Для організації і проведення попередньої експертизи цінності документів, що утворилися в процесі діяльності суду, у суді діє експертна комісія. Положення про експертну комісію Котелевського районного суду Полтавської області затверджено наказом голови суду № 04-од/с від 06.01.2012  та схвалено ЕК суду.  Склад експертної комісії, із урахуванням переміщень, що відбулися в апараті суду, затверджено наказом голови суду №15-од/с від 26/11/2019 року.

ЕК працює відповідно до річного плану. План роботи на 2020 рік затверджений наказом Котелевського районного суду Полтавської області № 20-од/с від 13.12.2019 року. Планом передбачено перевірку описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, підготовлених для передання до архіву суду, перевірку номенклатури справ суду на 2021 рік.

Рішення ЕК суду з проведення експертизи цінності документів суду приймаються більшістю голосів, оформлені протоколами, які підписані головою ЕК  і секретарем ЕК, затверджені головою суду.

За результатами експертизи цінності в суді складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про вилучення для знищення справ, не внесених до НАФ. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ суду за відповідний період. Схвалені ЕК суду описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК відповідного державного архіву та затверджуються головою суду, після чого проводиться знищення документів. Експертною комісією Котелевського районного суду Полтавської області складено опис справ постійного зберігання за 2009-2014 роки,  опис справ постійного зберігання (цивільні справи) за 1990-2011 роки та опис справ з особового складу за 2009-2014 роки.

Наказом керівника апарату суду № 44-од/а від 13.12.2019 року затверджено план роботи архіву суду на 2020 рік. Планом роботи  архіву суду передбачено приймання справ, закінчених в діловодстві суду.  Робота в архіві протягом 2020 року велась відповідно до затвердженого плану.

Графік передання справ до архіву суду у 2020 році затверджено наказом керівника апарату суду №44-од/а від 13.12.2019 року. Передавання справ проводиться відповідно до затвердженого графіка. Дозвіл на передання судової справи до архіву суду наддавався суддею, під головуванням якого розглянуто справу. На обкладинці справи зазначається напис "До архіву". Підготовка і оформлення справ, які перебували у загальному діловодстві, для передавання до архіву суду проводиться відповідальними працівниками канцелярії суду.

Судові справи та справи з управлінської діяльності суду, що надійшли до архіву суду, зберігаються на стелажах.

Дозволи на видання або надіслання справи з архіву надаються головою суду. Для видачі справ ведеться спеціальний журнал (номенклатурний номер 03-10/20). Вимога про надіслання справи і копія супровідного листа зберігаються в контрольній теці до повернення справи до архіву суду.

Ведення кадрового діловодства в суді

Ведення особових справ та трудових книжок

 Ведення особових справ та трудових книжок працівників в Котелевському районному суді Полтавської області проводиться відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 року N 64 та Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року №58 (із змінами і доповненнями).

Роботу з обліку, зберігання та оформлення особових справ та трудових книжок суддів і працівників апарату з 01.09.2015 року виконує консультант суду (по роботі з персоналом) Деркач З.В.

Облік особових справ працівників суду (не державних службовців) ведеться у книзі обліку руху особових справ (номенклатурна справа № 04-38/20). Облік особових справ державних службовців ведеться у журналі за формою, визначеною  додатком 3 Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016  № 64 (із змінами) (номенклатурна справа № 04-40/20). Облік руху особових справ суддів ведеться у книзі обліку руху особових справ суддів (номенклатурна справа № 04-39/20). Окрім паперового екземпляру, особові справи суддів, як і всі особові справи  державних службовців та інших працівників апарату суду, ведуться відповідальною особою і в електронному вигляді з використанням єдиної інформаційної системи обліку кадрів – автоматизованої інформаційно-аналітичної системи «Кадри WEB».

Особові справи містять, передбачені відповідними нормативними актами документи, а також опис документів особової справи. Копії  документів в особовій справі належним чином завірені, документи підшиті в хронологічному порядку. Відомості в особові справи вносяться своєчасно та якісно. Особові картки державних службовців апарату суду поновлюються згідно з Інструкцією щодо її заповнення. Особові справи державних службовців, які проходять державну службу, зберігаються окремо від особових справ державних службовців, які припинили державну службу.

Ведення та облік трудових книжок працівників Котелевського районного суду здійснюється консультантом суду (по роботі з персоналом) з дотриманням вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року №58, із змінами та доповненнями  (далі - Інструкція). Відповідальним працівником відомості про призначення, переведення на іншу посаду, звільнення, заохочення працівника тощо до трудових книжок вносяться своєчасно. Відповідно до ст.36 Закону України «Про державну службу» проводиться запис прийняття присяги державного службовця новоприйнятим працівником з дня його призначення.

Облік руху трудових книжок та вкладишів до них ведеться у журналі «Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них»  (номенклатурна справа № 04-41/20), що розпочатий у 2005 року, прошитий, пронумерований, скріплений підписом голови суду та печаткою.

Особові справи та трудові книжки працівників Котелевського районного суду Полтавської області зберігаються у металевій шафі.

Ведення військового обліку

 Військовий облік проводиться відповідно до вимог Законів України “Про військовий обов’язок і військову службу”, “Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію”, Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 07.12.2016 № 921 (із змінами), Порядку бронювання військовозобов’язаних за органами державної влади, іншими державними органами, органами місцевого самоврядування та підприємствами, установами і організаціями на період мобілізації та на воєнний час, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04 лютого 2015 року № 45 «Для службового користування Літер "М"», (в редакції постанови КМУ від 11.01.2018 №12), Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою КМУ від 19.10.2016 № 736 (із змінами).

Відповідальним за ведення військового обліку та бронювання військовозобов’язаних в Котелевському районному суді наказом голови суду від 12 квітня 2018 року № 04-од/с призначено консультанта по роботі з персоналом суду Деркач З.В. Цим же наказом визначено і затверджено обов’язки відповідальної особи.

Щорічно до 25 грудня з Котелевським районним територіальним центром комплектування та соціальної підтримки узгоджується Перспективний план роботи з військового обліку військовозобов’язаних, який складається відповідальною особою та затверджується головою суду. Наказом голови суду від № 18-од/с від 26.11.2019 призначено відповідальних осіб за приймання та реєстрацію документів з грифом “Для службового користування”, у тому числі і документів з грифом “Для службового користування” з відміткою “Літер “М”. Нормативно-правові акти, документи з грифом «Для службового користування» в тому числі «Літер М» зберігаються в металевій шафі.Відповідно до Переліку посад і професій військовозобов’язаних, які підлягають бронюванню на період мобілізації та на воєнний час і працюють у місцевих та апеляційних судах, у ДСА та її територіальних управліннях, який затверджено розпорядженням КМУ від 20.05.2015 №601-р, в суді визначено військовозобов’язаних, що підлягають бронюванню за зазначеним Переліком. Бронювання військовозобов’язаних осіб в суді та його документальне оформлення проведено відповідно до Порядку бронювання військовозобов’язаних за органами державної влади, іншими державними органами, органами місцевого самоврядування та підприємствами, установами і організаціями на період мобілізації та на воєнний час, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04 лютого 2015 року № 45 - «Для службового користування Літер "М"».  Відповідальною особою на завдання ДСА України (лист від 16.06.2015 №17-10/15-дск) виготовлено бланки спеціального військового обліку (Посвідчення про відстрочку і повідомлення про зарахування військовозобов’язаних) згідно з додатком 3 Порядку, облік яких у суді ведеться в Книзі обліку бланків спеціального військового обліку, додаток 8 Порядку (номенклатурний номер 04.1-10/2020). Для фіксування факту передачі відповідних документів до військового комісаріату в суді ведеться Книга обліку передання бланків спеціального військового обліку, військових квитків (тимчасових посвідчень) та особових карток (номенклатурний справа       № 04.1-11/20). Відповідальною особою складено План заходів щодо вручення посвідчень про відстрочку від призову на військову службу на період мобілізації та на воєнний час військовозобов’язаних, які заброньовані згідно з переліком посад і професій Котелевського районного суду Полтавської області.

На кожного військовозобов’язаного ведуться картки первинного обліку. Відомості в особові картки вносяться своєчасно та якісно. Кожний військовозобов’язаний ознайомлений з правилами військового обліку та нормативно-правовими актами з питань оборони, мобілізації та військового обов’язку під особистий підпис. Правила військового обліку призовників і військовозобов’язаних розміщено на інформаційному стенді в приміщенні суду згідно з вимогами Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 07.12.2016 № 921 (із змінами).

Між Котелевським районним територіальним центром комплектування та соціальної підтримки, і судом проводиться звірка щодо ведення військового обліку. Крім того, районним ТЦК та СП проводяться планові перевірки з питань ведення військового обліку у суді. Висновки зазначаються у журналі обліку результатів перевірок стану військового обліку призовників і військовозобов’язаних та звіряння їх облікових даних з даними районних (міських) військових комісаріатів (номенклатурна справа № 04.1-12/20). За результатами перевірок ведення військового обліку в Котелевському районному суді випадків порушення законодавства, яким регламентуються питання військового обліку не виявлено.

Висновки

 І. За результатами перевірок стану діловодства у Котелевському районному суді  Полтавської області, що проводились протягом 2020 року вважаю за необхідне:  

1. При складанні номенклатури справ на наступний період - 2022 рік розділ «Канцелярія» визначити першим розділом номенклатури.
2. З метою уникнення помилок під час реєстрації та обліку судових справ планами навчання працівників апарату суду передбачити вивчення норм процесуального законодавства, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30 (зі змінами), Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України № 814 від 20.08.2019 року (зі змінами).
3. Посилити роботу архіву суду, зокрема щодо відібрання справ для знищення та підготовку актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

ІІ. Довідку надіслати до відома ТУ ДСА України в Полтавській області.

Заступник керівника апарату

Котелевського районного суду

Полтавської області                                                                                                                                                          Я.І. Павленко