Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

Затверджено

рішенням зборів суддів

Котелевського районного суду

Полтавської області

від 25.10.2017 року №8

(у редакції затвердженій рішенням зборів суддів

Котелевського районного суду

Полтавської області

від 28.04.2021 року № 03)

зі змінами і доповненнями згідно з рішеннями зборів суддів від 08.07.2021 № 05, від 27.02.2025 № 03

Засади використання автоматизованої системи документообігу  

Котелевського районного суду Полтавської області

1. Загальні положення

 1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу  Котелевського районного суду Полтавської області  (далі – Засади) визначають особливості застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року №30 зі змінами і доповненнями (далі – Положення) у Котелевському районному суді Полтавської області (далі – суд), врегулювання яких, відповідно до Положення відноситься до повноважень зборів суддів Котелевського районного суду Полтавської області.

 1.2.  Правовою підставою для затвердження цих Засад  є вимоги Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення,  пункту 1.4.9 Положення про автоматизовану систему документообігу суду в редакції від 15 вересня 2016 року, пункту 3 рішення Ради суддів України від 02 березня 2018 року №17.

 1.3. Засади використання автоматизованої системи документообігу Котелевського районного суду Полтавської області затверджуються рішенням зборів суддів та вносяться до автоматизованої системи суду не пізніше робочого дня, що настає після їх проведення.

2. Особливості розподілу судових справ між суддями

 2.1.     Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату  суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

 2.2.  У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, суддя зобов’язаний  до 09 год 00 хв дня невиходу на роботу повідомити про це особу суду, відповідальну за ведення кадрової роботи або особу, яка виконує її обов’язки.

 2.3. З метою недопущення порушення строків розгляду справ збори суддів за ініціативою голови суду, чи особи, яка виконує його обов’язки, розглядають питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ. Повторний автоматичний розподіл справ здійснюється на підставі прийнятого рішення зборів суддів.

 2.4. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах між всіма повноважними слідчими суддями, якщо раніше визначений слідчий суддя, який розглядав клопотання чи скаргу по цьому кримінальному провадженню перебуває у відрядженні, відпустці, тимчасово непрацездатний чи з інших передбачений законом випадків, не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, і це може призвести до порушення строків розгляду клопотання чи скарги.

 Судові справи, за заявами (клопотаннями), пов'язаними із виконанням судових рішень, у кримінальних,  цивільних, адміністративних справах та справах про адміністративні правопорушення підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах між всіма повноважними суддями, якщо раніше визначений суддя, перебуває у відрядженні, відпустці, тимчасово непрацездатний чи з інших передбачений законом випадків, не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, і це може призвести до порушення строків розгляду заяви (клопотання)

Абзацом 2 доповнено згідно з рішенням зборів суддів

Котелевського районного суду Полтавської області № 05 віл 08.07.2021

 2.5.  У разі надходження до суду клопотань щодо заходів забезпечення кримінального провадження, які підлягають невідкладному розгляду, автоматизований розподіл даних справ не проводиться щодо суддів (колегії суддів), які перебувають на розгляді складної справи чи в нарадчій кімнаті до закінчення робочого часу, в день надходження зазначених справ.

 Консультант суду (по роботі з персоналом), на підставі довідки із зазначенням дати та часу перебування судді на розгляді складної справи (в нарадчій кімнаті) та номеру справи, виданої помічником судді чи секретарем судового засідання вносить відмітку про перебування судді (колегії суддів) на розгляді складної справи (в нарадчій кімнаті) до автоматизованої системи. Довідки долучають до номенклатурної справи.

 2.6. У випадку надходження до суду кримінального провадження щодо злочинів, за вчинення яких передбачено покарання у виді позбавлення волі на строк більше десяти років, яке здійснюється колегіально судом у складі трьох суддів лише за клопотанням обвинуваченого – його автоматизований розподіл проводиться у день надходження щодо одного судді.

 Якщо обвинувачений заявив клопотання про розгляд справи колегіально судом у складі трьох суддів – кримінальне провадження за ухвалою головуючого судді передається до канцелярії суду для визначення двох інших суддів колегії. У цьому випадку секретар канцелярії суду, який відповідає за автоматизований розподіл кримінальних проваджень, у полі «кількість суддів» розділу «судді» відповідної  обліково-статистичної картки обирає показник 3 і проводить розподіл справи. Після визначення колегії кримінальне провадження невідкладно передається судді-доповідачу.

 2.7. Автоматизований розподіл судових справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні здійснюється автоматизованою системою документообігу суду між суддями, відповідно до затвердженого наказом голови суду графіку чергування або між всіма суддями, якщо такий графік не затверджувався.

 2.8. У випадках знеструмлення  електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно, з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді  взяття під варту, щодо заходів забезпечення кримінального провадження  тощо)  здійснюється головою суду (особою, яка виконує його обов’язки) поміж суддями в порядку черговості до усунення відповідних обставин за принципом черговості.

 Підставами для такого розподілу є акт, складений керівником апарату суду (особою яка виконує його обов’язки) із  залученням  головного спеціаліста з інформаційних технологій та старшого секретаря канцелярії суду.

2.9. Справи про адміністративне правопорушення, що надійшли до суду після належного оформлення, та справи, які направлялися судом як непідсудні та знову повернулися до суду, розподіляються за допомогою протоколу розподілу справ (не автоматично) у провадження судді, який направив справу як непідсудну суду або  для належного оформлення, не залежно від підстав  направлення на дооформлення.

У разі одночасного повернення декількох справ про адміністративне правопорушення відносно однієї особи після належного оформлення в період відсутності судді та у дні тимчасової непрацездатності, реєстрація таких справ здійснюється за наступними правилами: перша справа реєструється в АСДС за типом поєднання «Після дооформлення» та підлягає розподілу раніше визначеному судді, всі наступні реєструються в АСДС за типом поєднання «Адміністративні правопорушення щодо однієї і тієї ж особи» та підлягають автоматизованому розподілу за правилами, що діють для даного типу поєднання.

Доповнено пунктом 2.9. згідно з рішенням зборів суддів

Котелевського районного суду Полтавської області № 03 від 27.02.2025

  3. Спеціалізація суддів

 3.1. Визначити, що всі судді, які зараховані до штату суду спеціалізуються на розгляді кримінальних, цивільних та адміністративних справ,  а також справ про адміністративні правопорушення.

 3.2. У суді діє спеціалізація із здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

 Судді, уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх обирається зборами суддів суду у порядку ч.3 статті 18 Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

 3.3. У випадку коли застосування спеціалізації неможливе автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється між усіма суддями.

 4. Слідчі судді

 4.1. Повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, здійснюють слідчі судді, обрані зборами суддів.

4.2. Розподіл судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у неробочий час, святкові та вихідні дні здійснюється поміж слідчими суддями шляхом автоматизованого розподілу справи.

 У випадку надходження таких справ у святкові чи вихідні дні до «графіка роботи суддів» в розділі «табель» в автоматизованій системі Д-3 вносяться відомості – проставляється робочий день слідчим суддям, які здійснюють чергування відповідно до графіка чергування, або ж всім слідчим суддям - якщо такий графік не затверджувався.

 4.3. У разі закінчення строку повноважень слідчого судді, якщо у провадженні цього судді перебувають справи, що підлягають розгляду слідчим суддею, вважати строк повноважень слідчого судді продовженим до закінчення розгляду вказаних справ.

 Із метою уникнення розподілу таким суддям нових справ, що підлягають розгляду слідчим  суддею, інформація про продовження періоду повноважень слідчого судді до розділу «Спеціалізація суддів» в автоматизовану систему  Д-3 не вноситься.

4.4. У випадках, коли автоматизованою системою слідчому судді, із передбачених законом підстав (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка та ін.),  справи  не розподіляються,  повноваження із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні  здійснює суддя, обраний слідчим суддею на наступний період. Відповідальним працівником до довідника спеціалізації суддів – «повноваження слідчого судді» вносяться відповідні зміни.

 5. Коефіцієнт адміністративних посад

  5.1. Визначити коефіцієнт  адміністративної посади (відсоток справ, що підлягає розгляду суддею, в разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя): голова суду -  100 %

 6. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи

 6.1. Визначити коефіцієнти, що враховують форму участі  в  розгляді судової справи:

головуючий ( в т.ч. у складі колегії)  - 1;

учасник колегії – 0,5

запасний суддя – 0,5

 7. Коефіцієнти складності судових справ

7.1. Визначити коефіцієнти складності судових справ, згідно додатку 1.

 У випадках, коли особі пред’явлено обвинувачення за кількома статтями при реєстрації такої справи обирати найвищий коефіцієнт складності із можливих.